Организация и порядок проведения служебной проверки
Поводом для проведения служебной проверки, как правило, является информация о противоправном деянии, ставшая известной руководителям структурных подразделений организации, о чем они, безусловно, обязаны доложить в установленном порядке руководителю организации, который на основании оценки этой информации незамедлительно принимает решение о проверке.
Проверка реально должна начинаться не позднее 3 дней с момента получения информации, которая явилась поводом для ее проведения, и быть закончена, как правило, не позднее 20 дней со дня ее назначения (по крайней мере по факту совершения дисциплинарного проступка с учетом сроков, предусмотренных статьей 193 Трудового кодекса РФ).
В зависимости от условий конкретной ситуации руководитель организации может поручить проведение проверки как конкретному работнику, так и специально создаваемой в этих целях комиссии.
Служебная проверка проводится на основании приказа или иного распорядительного акта работодателя, в котором обычно указываются:
Состав комиссии, ее председатель и полномочия комиссии (если такие полномочия не закреплены в соответствующем локальном нормативном акте организации); срок проведения проверки и срок представления руководителю организации материалов проверки и заключения (акта) по ее результатам.
В состав комиссии, в зависимости от специфики совершенного деяния, включаются работники подразделения кадров, правового подразделения, подразделения безопасности, финансового подразделения, а при необходимости также и работники других структурных подразделений организации.
В комиссию не привлекается работник, совершившего то деяние, по которому проводится проверка, а также работников, состоящих с ним в родстве или свойстве, равно как и работников, непосредственно подчиненных по работе работнику, в отношении которого проводится проверка. Вместе с тем, если такой работник является членом профсоюза, в состав комиссии целесообразно включить представителя выборного профсоюзного органа.
Работу комиссии организует ее председатель, который несет ответственность за соблюдение сроков, полноту и объективность проведения служебной проверки. Приказ (иной распорядительный акт) о проведении служебной проверки в обязательном порядке доводится под подпись до всех членов комиссии, а также работника, в отношении которого проводится проверка.
Как правило, члены комиссии наделяются следующими правами:
- вызывать работников и получать от них письменные объяснения или иную информацию по существу проводимой проверки;
- знакомиться с соответствующими документами организации, в случае необходимости их приобщения (или их копий) к материалам проверки;
- требовать от работников организации предоставления документов или информации, относящейся к проводимой проверке, для ознакомления с ними или приобщения к материалам проверки;
- при необходимости с разрешения руководителя организации получать консультации у сторонних специалистов по вопросам, требующим специальных знаний, а также запрашивать необходимые документы (их копии) из государственных органов, от юридических и физических лиц.
- документально оформлять полученные сведения.
Члены комиссии обязаны:
- принимать все необходимые меры для всестороннего, объективного изучения и документального оформления сведений о всех обстоятельствах совершенного деяния;
рассматривать и приобщать к материалам служебной проверки заявления, относящиеся к ней и поступающие при ее проведении; - обеспечивать сохранность и конфиденциальность материалов проверки, не разглашать ее результаты до утверждения руководителем организации заключения (акта) о результатах проверки;
- составить по итогам работы комиссии заключение (акт) о результатах служебной проверки;
- подготовить предложения о мере дисциплинарной, материальной и иной ответственности виновного работника;
- представить руководителю организации в установленные сроки материалы и заключение (акт) о результатах служебной проверки.
Обратим внимание на то, что работник, в отношении которого проводится служебная проверка, имеет право:
- давать письменные объяснения с изложением своего мнения по поводу совершенного деяния, заявлять об имеющихся у него доказательствах;
- требовать приобщения к материалам проверки представляемых им документов и материалов;
- подавать заявление руководителю организации об отводе члена (членов) комиссии от проведения проверки с конкретными доводами, объясняющими такой отвод;
- знакомиться по окончании служебной проверки с ее материалами и заключением (актом) о результатах проверки, что следует подтверждать подписью работника на заключении (акте) о результатах проверки. В случае отказа от ознакомления с заключением (актом) или от подписи составляется соответствующий акт.
Комиссия непосредственно получает письменные объяснения от работника, совершившего противоправное деяние. По ее требованию письменные объяснения обязаны предоставлять и другие работники, имеющие отношение к совершенному деянию.
В случае отказа работника от письменных объяснений следует составить акт с указанием места, даты и времени его составления; персональных данных членов комиссии (должность, фамилия, имя, отчество), составивших акт; содержания причин отказа работника от письменных объяснений в произвольной форме.
По завершении служебной проверки комиссией составляется заключение (акт) о результатах служебной проверки, содержащее, в частности:
- основание и повод проведения проверки, состав комиссии, ее проводившей;
- сведения о времени, месте, обстоятельствах совершения противоправного деяния;
- сведения о работнике, его совершившем (должность, фамилия, имя и отчество, год рождения, образование, время работы в организации, а также в занимаемой должности);
- мотивы и цели совершения работником противоправного деяния, форму вины работника (умышленную или неосторожную);
- причины и условия совершения деяния;
- данные о характере и размерах причиненного в результате противоправного деяния ущерба, причинную связь деяния и причиненного ущерба;
- предложения о мере ответственности виновного работника.
Заключение (акт) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. При несогласии с выводами или с содержанием отдельных положений заключения (акта) член комиссии вправе приобщить к нему свою объяснительную записку с изложением своего особого мнения.
К заключению (акту) по результатам служебной проверки обычно приобщаются:
- документ, содержащий сведения, послужившие поводом для назначения проверки (например, служебная записка);
- копия приказа (иного распорядительного акта) о проведении проверки;
объяснения работников, и в случае необходимости, иных лиц; - служебная характеристика на работника, в отношении которого проводилась проверка;
- другие документы, имеющие отношение к установленным в ходе проверки фактам.
Документы служебной проверки, относятся к конфиденциальной информации. Оригинал заключения (акта) и иные материалы проверки следует хранить в кадровом подразделении организации. Кроме того, копию заключения (акта) по результатам служебной проверки целесообразно приобщить к личному делу работника, в отношении которого она проводилась.
В случае установления в результате проведения служебной проверки обстоятельств, свидетельствующих о наличии признаков совершения преступления или административного правонарушения, руководитель организации обязан известить об этом соответствующий правоохранительный орган.
